Les coûts pour perte d'exploitation peuvent faire grimper en flèche la valeur d'une réclamation d'assurance.

Étude de cas : La bonne gestion des activités – entreprise Albertaine de glace italienne

Le temps, c’est de l’argent. Surto ut lorsqu’ un évènement imprévu oblige une entreprise à suspendre ses activités.

Le 19 décembre 2015, un incendie se déclare dans les locaux de fabrication et de vente au détail d’un grand producteur de glace italienne situés à Calgary, en Alberta. Les propriétaires se lancent alors dans une course contre la montre et le manque de liquidités.

Bien que le feu ait pris dans le café et s’y soit limité, la totalité des locaux, y compris l’usine se trouvant derrière le bâtiment, a souffert des dégâts provoqués par l’eau et la suie. L’entreprise venait juste d’investir la plupart de ses capitaux dans des rénovations du café, terminées à peine six mois auparavant. L’argent faisait donc défaut.  Bien que les stocks de glace italienne soient suffisants pour approvisionner les clients pendant l’été, la société ne peut pas se permettre d’arrêter la production trop longtemps.

La nature du produit lui-même pose problème à la compagnie et crée des contraintes de temps. Une grande quantité de glace italienne devait être stockée dans l’entrepôt réfrigéré qui est endommagé. Faute de pouvoir la déplacer, les profits risquent de fondre aussi vite qu’elle. Pour compliquer encore la situation, l’entreprise doit obtenir l’approbation de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) avant la réouverture.

La crise atteint son apogée lorsque l’entrepreneur d’urgence annonce avoir besoin d’un bon trois millions de dollars et de quatre mois pour remettre l’installation sur pied. Le propriétaire a besoin d’argent pour entreprendre les travaux d’urgence plus rapidement, mais il ne sait pas par où commencer.

Conscient de la situation du propriétaire, l’assureur se tourne vers SPECS et lui demande de se rendre sur place pour voir ce qui peut être fait afin de répondre aux besoins du client et de remettre le processus sur la bonne voie.

Lorsque le dossier parvient à la succursale SPECS de Calgary, la veille de Noël, quatre jours se sont écoulés depuis le sinistre. Dans les deux heures suivantes, un expert de SPECS évaluait sur place les travaux d’urgence nécessaires pour rendre l’installation fonctionnelle. Pour accélérer les démarches, le propriétaire souhaitait confier les travaux d’urgence à l’entrepreneur qui s’était chargé des récentes réparations et qui connaissant bien l’endroit. L’expert accepte d’ajouter ce fournisseur à l’appel d’offres.

Le propriétaire veut également faire participer les membres de son propre personnel au nettoyage, afin qu’ils gardent leur emploi jusqu’à la reprise des activités. SPECS lui conseille alors de noter les heures effectuées par son effectif pour se faire rembourser dans le cadre de la réclamation, et lui indique des produits nettoyants adaptés à la tâche.

Suite à cette première visite, SPECS devient le lien principal entre le propriétaire de l’entreprise et la compagnie d’assurance, en assurant un moyen de communication transparent et sans ambiguïté.

Ce type de travaux en accéléré n’a plus aucun secret pour SPECS, qui accumule plus de 20 ans d’expérience dans le domaine. En revanche, il lui fallait tout apprendre concernant le procédé de fabrication extrêmement technique et les machines très spéciales employées pour fabriquer la glace italienne. L’usine, qui compte six transformateurs, a besoin d’une quantité phénoménale d’électricité, notamment pour l’équipement de traitement de l’eau, les systèmes électroniques et les réservoirs de liquide. De plus, l’entrepôt est alors rempli de glace italienne qu’il faut déplacer délicatement plusieurs fois pour traiter les zones touchées.

Malgré ces difficultés (sans parler de l’horaire des Fêtes), SPECS produit l’énoncé des travaux le 28 décembre et l’envoie à des entrepreneurs en restauration pour obtenir des devis. Pour éviter de perdre du temps en attendant les réponses, elle commence à rédiger les documents d’appel d’offres. Puisqu’il faut également s’occuper  du contenu du bâtiment, SPECS prend le temps de dresser la liste de l’équipement et d’évaluer le coût de remplacement des biens endommagés. Ce travail consistait également à estimer si la remise en état n’était pas préférable au remplacement.

SPECS obtient l’octroi d’une avance importante pour défrayer les frais courants, ce qui permet de démarrer sur-le-champ les réparations d’urgence. Le 30 décembre, les devis commencent à arriver. Après examen, SPECS recommande l’entrepreneur favori du propriétaire, dont le devis est le plus bas, et l’assureur autorise le prix convenu et donne son aval pour démarrer les travaux.

Le 7 janvier, soit sept jours ouvrables seulement après que SPECS ait été sollicitée dans ce dossier, l’installation de production est prête. La situation ayant rapidement été maîtrisée, l’ACIA a pu donner son accord à la réouverture. Et vu la rapidité des évaluations pour les travaux non urgents, les rapports étaient terminés le 12 janvier et une entente était prise concernant l’énoncé et le prix. Une avance importante sur le prix de réparation a ensuite été accordée, sur la base de la perte d’équipement et de produits déclarée.

En trois semaines, SPECS a pu tout régler et remettre la société sur pied pour 600 000 $, soit une fraction du délai et du montant demandé au début par l’entrepreneur d’urgence. L’assureur a réalisé d’importantes économies grâce au travail rapide de SPECS pendant les Fêtes, de sa gestion diligente de l’appel d’offres transmis à plusieurs entrepreneurs et de la solution de remise à neuf de certains équipements.

Quant au propriétaire des installations de glace italienne, la rapidité des réparations lui a permis de continuer à approvisionner le marché du gros sans creuser davantage sa perte de revenu. Parallèlement, la restauration de son magasin de détail et de ses bureaux a pu être achevée plus rapidement que prévu. Le fait que la société ait été autorisée à employer son propre entrepreneur et son personnel a beaucoup réduit le stress général.

Grâce à l’habileté de SPECS, la réclamation s’est réglée à l’entière satisfaction de l’assureur, comme de l’assuré. S’il est vrai que le temps, c’est de l’argent, rien ne vaut de bonnes relations.

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